Data Entry क्या है और डाटा एंट्री कैसे करते हैं।

कंप्यूटर की इस दुनिया में Data Entry नामक यह शब्द काफी प्रचलित है । आज कंप्यूटर एवं इन्टरनेट की बदौलत हम बहुत सारे कम अपने घर बैठे संपन्न कर पाने में सक्षम हैं। आज जिस दौर में हम जी रहे हैं, उसमें सब कुछ हमें अपनी अँगुलियों में चाहिए। यही कारण है की डाटा एंट्री करने वाले लोगों की माँग भी लगातार बढ़ रही है। हालांकि यह एक ऐसा काम है जिसे लोग अपने घर बैठे भी कर सकते हैं।

शायद यही कारण है की यह शब्द लोगों के बीच काफी प्रचलित है। और लोग इसके बारे में जानना चाहते हैं। क्योंकि वर्तमान में यदि आपसे किसी ऐसे काम के बारे में पूछेंगे जिसे आप अपने घर से भी कर सकते हैं, तो लोग आपको डाटा एंट्री का काम करने की सलाह देंगे।

लेकिन प्रश्न यह उठता है की, क्या वास्तव में यह काम बाज़ार में उपलब्ध है? यदि है तो इसे कौन करवाता है? और हम इसे अपने घर से कैसे कर सकते हैं? आज हम हमारे इस लेख के माध्यम से इन्हीं सब सवालों के जवाब तलाशने की कोशिश करेंगे। लेकिन उससे पहले यही जान लेते हैं की डाटा एंट्री होती क्या है।

data entry kya hai

क्या होती है डाटा एंट्री (What is data entry)

किसी जानकारी/तथ्य इत्यादि को कंप्यूटर में फीड करने की प्रक्रिया डाटा एंट्री कहलाती है। उदाहरण के लिए स्कूल के कंप्यूटर में बच्चे का नाम, बच्चे की कक्षा, बच्चे के माता पिता का नाम, बच्चे की जन्मतिथि इत्यादि डिटेल्स को चढ़ाना डाटा एंट्री की श्रेणी में आता है ।

ठीक इसी प्रकार कंपनी द्वारा अपने ग्राहकों का नाम पते के साथ उन्होंने कंपनी का कौन सा प्रोडक्ट किस तारिख में ख़रीदा इत्यादि की डिटेल्स को कंप्यूटर में फीड करना भी इसी श्रेणी में आता है। आम तौर पर कंपनियों द्वारा डाटा एंट्री के लिए सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल किया जाता है।

इनमें उस कंपनी विशेष की आवश्यकताओं के अनुरूप कुछ डाटा (जो सबके लिए सामान रहता है) पहले से दर्ज होता है, और बाद में यह सॉफ्टवेयर उस डाटा को खुद ही व्यवस्थित भी कर देता है। यही कारण है की कंपनियों द्वारा डाटा प्रविष्ट करने के लिए सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल किया जाता है।

उदाहरण के लिए मान लीजिये की आपको 5000 लोगों के नाम, पता, जन्मतिथि, माता पिता का नाम इत्यादि कंप्यूटर में फीड करना है। तो इस स्थिति में आप एक ऐसे सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करेंगे जिसमें नाम, पता, जन्मतिथि इत्यादि कॉलम पहले से ही फीड हों, आपको उनके आगे सिर्फ स्पेसिफिक डिटेल्स ही भरनी होगी।

इसलिए डाटा एंट्री को हम किसी विशेष सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करके कंप्यूटर में डाटा दर्ज करने की प्रक्रिया भी कह सकते हैं। वर्तमान में इसका इस्तेमाल हर एक व्यवसायिक क्षेत्र जैसे बैंकिंग, बीमा, आईटी इत्यादि में बड़े पैमाने पर किया जाता है।

भारत में किस तरह के डाटा एंट्री के काम मौजूद हैं ( Available data entry job in India)

डाटा एंट्री एवं प्रोसेसिंग के एक नहीं बल्कि कई प्रकार हैं, इसमें केवल टाइपिंग करके कंप्यूटर में डाटा फीड करना ही शामिल नहीं है। बल्कि डाटा प्रोसेसिंग, ट्रांसक्रिप्शन, वर्ड प्रोसेसिंग सहित कई तरह के अन्य व्यवसाय भी इसमें शामिल हैं।

यद्यपि सबसे प्रचलित एवं लोकप्रिय डाटा एंट्री के कामों में किसी स्रोत से जानकारी और तथ्य जुटाकर उसे कंप्यूटर में फीड करना ही है । लेकिन इसके अलावा कई अन्य कार्य भी इसमें शामिल हैं भारत में प्रमुख रूप से निम्नलिखित डाटा एंट्री सर्विसेज ज्यादा प्रचलित हैं ।  

उत्पादों की एंट्री (Data entry of Products)

बहुत सारी ऐसी कंपनियाँ हैं, जिन्हें अपने उत्पादों का रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है। इसके लिए कंपनियाँ इस काम को आउटसोर्स करती हैं। कभी कभी कंपनियाँ किसी फ्रीलांसिंग वेबसाइट के माध्यम से या अन्य किसी कंपनी के माध्यम से इसे आउटसोर्स कर सकती हैं। और यही काम बाद में आपके पास भी आ सकता है।

एकाउंटिंग डाटा एंट्री (Accounting Data Entry)

कई बार कंपनियाँ अपने एकाउंटिंग कार्यों को व्यवस्थित करने या जांचने के उद्देश्य से इनके रिकॉर्ड को  दुबारा से रिकॉर्ड करती हैं। इस तरह की डाटा एंट्री करने के लिए कंपनी यूजर को कोई लॉग इन आईडी पासवर्ड या स्प्रेडशीट का इस्तेमाल करने के लिए कह सकती है ।

मैन्युअल एंट्री (Manual Entry)

इस तरह की डाटा एंट्री में आपको वे कंपनियाँ काम दे सकती हैं, जो अपने कागजों में उपलब्ध रिकॉर्ड को डिजिटल करना चाहते हैं। ऐसी कंपनियों के पास उनका डाटा रजिस्टर या अन्य कागजों में विद्यमान होता है, और वे इसे सॉफ्टवेयर के मदद से इसलिए फीड नहीं करते क्योंकि इनमें व्याकरण और विराम चिह्नों इत्यादि की महत्वता होती है।

ऑनलाइन डाटा एंट्री (Online Data Entry)

डाटा एंट्री का ऐसा काम जो किसी पोर्टल या वेबसाइट पर जाकर किया जाता हो उसे ऑनलाइन डाटा एंट्री कहा जाता है। इस तरह का काम करने के लिए आपको इन्टरनेट की कनेक्टिविटी की आवश्यकता होती है।

ऑफलाइन डाटा एंट्री (offline data entry)

ऑफलाइन डाटा एंट्री में प्रक्रिया में आप किसी स्प्रेडशीट इत्यादि के माध्यम से डाटा प्रविष्ट करने का कार्य कर रहे होते हैं। इस प्रक्रिया में आपको इन्टरनेट कनेक्टिविटी की आवश्यकता नहीं होती है।

डाटा एंट्री का काम करने के लिए क्या चाहिए (Requirement to do data entry job)

सबसे पहले आपकी टाइपिंग स्पीड अच्छी होनी चाहिए, आम तौर पर इस तरह का काम करने के लिए कम से कम 50-80 शब्द प्रति मिनट टाइप करने की क्षमता होनी चाहिए। यदि आप फ्रीलांसर के तौर पर घर से ही डाटा एंट्री का काम करने पर विचार कर रहे हैं, तो आपके पास लैपटॉप, कंप्यूटर और इन्टरनेट कनेक्टिविटी भी होनी चाहिए। इसके अलावा कुछ सॉफ्ट स्किल्स भी होने चाहिए जिनकी लिस्ट निम्नवत है।

  • अच्छा कम्युनिकेशन स्किल
  • स्वतंत्र रूप से काम करने की क्षमता
  • कंप्यूटर की आधारभूत जानकारी
  • बहुत अच्छी टाइपिंग स्पीड
  • ध्यान एकाग्र करने की क्षमता
  • जिम्मेदारी के साथ मेहनत करना
  • काम का प्रेशर झेलने की क्षमता
  • काम को तय सीमा के भीतर पूरा करने की क्षमता

डाटा एंट्री का काम कैसे ढूंढें (How to Get data entry job in India)

यह सच है की कंपनियाँ डाटा एंट्री का काम आउटसोर्स भी करती हैं, और अपने कर्मचारियों से भी करवाती हैं। लेकिन इस तरह की जॉब दिलाने के नाम पर लोगों से ठगी भी होती है। इसलिए आपको डाटा एंट्री जॉब ढूंढते वक्त काफी सावधान रहने की आवश्यकता होती है। और यदि कोई आपसे इस तरह का यह काम दिलाने के बदले पैसों की माँग करता है तो आपको और अधिक सावधान रहने की आवश्यकता होती है। डाटा एंट्री का काम आप प्रमुख रूप से दो तरीकों से ढूंढ सकते हैं।

ऑनलाइन तरीके से

यदि आप किसी कंपनी में डाटा एंट्री की जॉब करना चाहते हैं, तो आपको अपना एक अच्छा सा रिज्यूमे बनाकर Naukri.com, Indeed.com एवं अन्य प्रसिद्ध जॉब पोर्टल पर अपलोड करने की आवश्यकता होती है। क्योंकि किसी भी कंपनी में जॉब निकलने पर उसका HR Department और उस कंपनी के लिए काम कर रहे जॉब कंसलटेंट प्रसिद्ध जॉब पोर्टल पर जाकर उम्मीदवारों के रिज्यूमे डाउनलोड करते हैं। और उन्हें शोर्टलिस्ट करके इंटरव्यू के लिए बुलाते हैं।

और यदि आप घर से फ्रीलांसर के तौर पर डाटा एंट्री का काम करने की सोच रहे हैं, तो आपको विभिन्न लोकप्रिय फ्रीलांसिंग वेबसाइट जैसे Upwork, Fiverr, Guru इत्यादि में अपनी प्रोफाइल बनानी होगी। ताकि इच्छुक लोग एवं कंपनियाँ आपको डाटा एंट्री के लिए हायर कर सकें।     

ऑफलाइन तरीके से

ऑफलाइन तरीके से डाटा एंट्री जॉब ढूँढने के लिए आप चाहें तो खुद ही कंपनियों के ऑफिस में जाकर जॉब के लिए पता कर सकते हैं। इसके अलावा आप विभिन्न कंसलटेंट और प्लेसमेंट एजेंसी से भी संपर्क कर सकते हैं।  

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